Hospitality Rider: Was rein gehört und wie viel realistisch ist
Der Hospitality Rider entscheidet, ob die Band nach einer langen Anreise etwas Warmes isst oder um Mitternacht an der Tankstelle steht. Nach vielen Jahren auf Tour kann ich sagen: Die meisten Probleme entstehen nicht durch geizige Veranstalter, sondern durch unklare oder unrealistische Rider. Hier erfährst du, was rein gehört, was je nach Größe der Show angemessen ist und welche Punkte du nie vergessen solltest.
Was ein Hospitality Rider ist
Der Hospitality Rider beschreibt, was Band und Crew rund um die Show brauchen: einen Raum zum Umziehen, Getränke, Essen, eventuell ein Hotel und Plätze auf der Gästeliste. Er gehört zusammen mit dem Tech Rider zum Auftrittsvertrag und geht an den Veranstalter, der ihn an Catering, Runner und Abendleitung weitergibt.
Der Grund für die Trennung vom Tech Rider ist praktisch: Die Technik braucht die Input-Liste, das Catering die Getränkeliste. Zwei klare Dokumente werden besser gelesen als eins, in dem alles durcheinander steht.
Die 8 Abschnitte, die rein gehören
- Kontakte: Wer ist für Hospitality und Advance zuständig? Mit Telefonnummer.
- Reisende Personen: Musiker, Crew, Gesamtzahl und Fahrzeuge. Danach richten sich alle Mengen.
- Garderobe: Abschließbar, ab wann, für wie viele Personen, Toilette, im Idealfall Dusche, Handtücher, WLAN.
- Getränke: Garderobe und Bühne getrennt, mit Mengen. Wasser zuerst, Alkohol zuletzt.
- Essen: Snacks bei Ankunft, warmes Essen mit Uhrzeit, eventuell etwas nach der Show für die Crew.
- Ernährung und Allergien: Pro Person in einer Tabelle. Mehr dazu unten.
- Hotel (falls vereinbart): Zimmerart, Frühstück, Entfernung, später Check-in, Parken fürs Fahrzeug.
- Merch und Gästeliste: Tischgröße, Licht, Strom, wer verkauft, Provision. Anzahl der Gästelistenplätze und bis wann die Namen kommen.
Was ist realistisch? Club, Mittelgroß, Festival
Der häufigste Fehler ist ein Rider, der nicht zur Größe der Show passt. Ein Club mit 200 Leuten hat oft keine Küche, ein Festival hat ein eigenes Catering-Zelt. Als Faustregel aus der Praxis:
| Show | Garderobe | Essen | Getränke |
|---|---|---|---|
| Club bis ca. 300 | ein Raum für alle, oft klein | Snacks + warmes Essen oder Buyout | Wasser, Softdrinks, etwas Bier |
| Halle ca. 500–2.000 | eigener Raum, meist mit Dusche | Catering vor Ort | wie Club, dazu Kaffee, Saft, mehr Auswahl |
| Festival | Container oder Zelt, oft geteilt | Festival-Catering mit Essensmarken | Bühnenwasser + Kontingent im Backstage |
Ein fairer Rider wird meist komplett erfüllt. Eine übertriebene Liste landet eher in der Schublade, und dann fehlt am Ende auch das, was wirklich wichtig war.
Allergien und Ernährung: der wichtigste Teil
Wenn du nur einen Abschnitt sorgfältig ausfüllst, dann diesen. Vegetarisch, vegan, glutenfrei, Laktose, Nüsse: Schreib es pro Person in eine Tabelle, nicht als Sammelsatz („zwei Vegetarier“). Bei echten Allergien ein Ausrufezeichen dazu, damit das Catering sie ernst nimmt.
Und: Erwähne die Allergien noch einmal im Advance-Gespräch. Der Rider wird oft Wochen vorher gelesen, das Essen am Showtag aber von jemand anderem gekocht.
Buyout statt Catering
Viele kleinere Venues zahlen lieber einen Betrag pro Person, als selbst zu kochen. Das nennt man Buyout. Schreib in den Rider, dass ein Buyout für euch in Ordnung ist, wenn kein warmes Essen möglich ist, mit einem realistischen Betrag pro Person und ob er bar bei Ankunft oder über die Abrechnung läuft. Wie hoch er ausfällt, hängt stark von Land und Stadt ab. Orientier dich daran, was ein einfaches warmes Essen vor Ort kostet.
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5 typische Fehler
- Keine Personenzahl: Ohne sie kann niemand Mengen planen.
- Allergien als Nebensatz: Gehören in eine eigene Tabelle, pro Person.
- Keine Uhrzeit fürs Essen: „Warmes Essen“ um 23 Uhr hilft niemandem. Schreib „spätestens 90 Minuten vor Showbeginn“.
- Hotel im Rider, das nie vereinbart wurde: Übernachtung gehört in den Vertrag. Im Rider steht nur, was ihr braucht, falls es ein Hotel gibt.
- Veraltete Version: Ex-Mitglieder auf der Allergieliste, falsche Anzahl Personen. Version und Datum oben drauf, bei jeder Änderung aktualisieren.
Schneller mit Vorlage
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Häufige Fragen zum Hospitality Rider
Was ist ein Hospitality Rider?
Der Hospitality Rider ist der Teil des Riders, der die Versorgung von Band und Crew regelt: Garderobe, Getränke, Essen, Allergien, Hotel, Merch-Platz und Gästeliste. Er wird zusammen mit dem Tech Rider an den Veranstalter geschickt und ist meist Teil des Auftrittsvertrags.
Was ist der Unterschied zwischen Tech Rider und Hospitality Rider?
Der Tech Rider beschreibt alles Technische wie Bühne, Input-Liste, Monitoring und Strom. Der Hospitality Rider beschreibt alles rund um die Versorgung der Menschen. Getrennt sind sie, weil unterschiedliche Leute beim Veranstalter damit arbeiten: die Technik und das Catering bzw. der Runner.
Was ist ein Buyout?
Ein Buyout ist ein Geldbetrag pro Person, den der Veranstalter statt eines warmen Essens zahlt. Die Band versorgt sich dann selbst. Das ist bei kleinen Clubs ohne eigene Küche üblich. Höhe und Zahlungsweg (bar oder über die Abrechnung) sollten vorher feststehen.
Muss der Veranstalter alles aus dem Hospitality Rider erfüllen?
Verbindlich ist, was im Vertrag vereinbart ist. Wenn der Vertrag auf den Rider verweist, gehört er dazu. In der Praxis wird ein realistischer Rider fast immer erfüllt, eine übertriebene Wunschliste eher gekürzt. Abweichungen klärt man im Advance.
Brauchen Solo-Artists und DJs einen Hospitality Rider?
Ja, nur kürzer. Meist reichen Garderobe oder ein ruhiger Raum, Getränke, Essen oder Buyout, Allergien und Gästeliste. Wer mit Begleitung oder eigenem Techniker reist, schreibt die Personenzahl dazu.
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